O planejamento de um evento demanda uma série de etapas, que abrangem diferentes áreas e setores. O tema do evento é determinante para a realização de pesquisas e a contratação de serviços e profissionais para o funcionamento adequado do episódio.

Os serviços necessários para a produção de um evento são vários, tais como:

• Locação de espaço;
• Locação de equipamentos;
• Contratação de serviços de limpeza;
• Contratação de serviços de segurança;
• Contratação de serviços de recepção;
• Outros tipos de serviços.

A realização de eventos em SP ou em outros locais pode contar ainda com outros tipos de serviços, que devem ser feitos de acordo com o gênero do evento.

Locação de espaço

A locação do espaço para a realização do evento deve ser feita mediante informações como número de convidados e de mobiliário necessário para o local, como uso de mesas e cadeiras, divisórias, stands, passarelas e outros tipos de itens ou objetos relacionados.

Eventos como feiras e exposições podem ainda precisar destinar uma determinada área para alimentação dos participantes, além de áreas de descanso e de recepção.

A recepção de um evento pode contar com vários itens de segurança e identificação de participantes, tais como:

• Catracas de acesso;
• Terminais de cadastro de pessoas;
• Emissão de crachás;
• Detector de metais;
• Outros tipos de equipamentos.

O uso desses tipos de itens varia de acordo com o gênero e importância dos eventos. Além disso, para a seleção de recepcionistas do local, pode ser realizado um casting eventos e feiras, que seleciona o perfil de profissionais que mais se identifica com o formato e com a exposição que será feita.

Em eventos de moda, por exemplo, deve ser feita a contratação de modelo, já que, normalmente, ocorre um desfile durante a apresentação de roupas e objetos. Para isso, pode-se contatar uma agencia de modelo, que disponibiliza os profissionais para o evento.

Locação de equipamentos

A locação de equipamentos abrange diversos setores, desde o mobiliário até a contratação de som e iluminação. O mobiliário comporta diversos tipos de objetos, que são escolhidos conforme a necessidade do público participante e do gênero do evento.

A contratação de equipamentos de som vai desde um simples microfone, até grandes caixas de som, que são acomodadas em diversas áreas do espaço para que a comunicação possa ocorrer de forma abrangente, alcançando os participantes independentemente do local em que estejam situados.

A iluminação é um dos pontos importantes de um evento, já que pode ser feita de modo a focar determinados locais, além de ser possível chamar a atenção dos participantes para determinado produto ou objeto exposto.

Empresas especializadas em serviço de limpeza para eventos

Algumas empresas terceirizam serviços de limpeza e disponibilizam a contratação do serviço, indicando o número adequado de profissionais para compor a equipe de limpeza para eventos.

A organização/limpeza de um evento abrange as áreas comuns, áreas de alimentação e os banheiros. Os profissionais ficam encarregados de manter o local organizado e de realizar o abastecimento de papéis, de sabonetes e de outros artigos de higiene.

A empresa também fornece os equipamentos necessários para a realização da limpeza, como carrinhos com diversos itens, tais como baldes, plaquinhas de aviso e kit de produtos, para uma limpeza mais ágil.

Equipes de segurança para eventos

A segurança dos participantes é uma das partes mais importantes de qualquer tipo de evento, evitando acidentes e possíveis transtornos que possam ocorrer em locais que recebem grande número de pessoas.

Para evitar qualquer tipo de acidente, é recomendada a contratação dos serviços de uma empresa de brigadista, que fornecem profissionais e equipamentos especializados para prevenção e contenção de incêndios.

O número de profissionais varia de acordo com o tamanho do evento e do número de pessoas participantes. Além disso, todo espaço deve oferecer os itens de segurança obrigatórios para proteção contra o fogo, como extintores e alarmes de incêndio.

Além disso, a contratação de uma empresa de segurança também fornece ao local profissionais responsáveis por evitar a entrada de pessoas má intencionadas, oferecendo segurança para todos os participantes do evento.

A realização de qualquer tipo de evento demanda grande preparação e um planejamento adequado, proporcionando dessa forma os cuidados necessários para cada etapa do evento, além de garantir que tudo ocorra de maneira adequada e satisfatória.