Certidões, alvarás, notas fiscais e muito mais: toda empresa gera uma série de documentos desde muito antes de entrar em funcionamento.

O alto volume deles faz com que arquivá-los e consultá-los quando necessário possa ser um verdadeiro desafio.

Ainda assim, isso não é impossível. De modo a evitar complicações, o ideal é que a organização seja rígida com a ordem dos papéis desde os primeiros dias de operação.

A outra boa notícia é que a montagem desse sistema tampouco é complexa. Confira algumas dicas para manter tudo isso a seguir:

A organização é fundamental

A necessidade de manter os documentos organizados fez com que fossem desenvolvidos móveis específicos para este fim.

É possível adquirir um rack preto, branco ou de madeira natural, para unir as vantagens desse tipo de mobília à decoração do local de trabalho.

Há, ainda, a possibilidade de manter boa parte dos arquivos em formato digital, de modo a liberar espaço físico na sede da empresa.

Todavia, isso também requer organização: é preciso criar um sistema de classificação nas pastas do servidor, que pode ser por tempo, por tipo de documento, departamento ou, ainda, uma mistura de todos.

Isso, porém, tampouco dispensa uma organização física: o servidor tem que ser mantido em um espaço apropriado para tal.

Também existe mobília projetada para tal, como o rack 12u, que mantém todos os aparatos dos servidor em ordem, facilitando a limpeza, a manutenção e eventuais modificações na estrutura.

Guardar certos documentos é obrigatório

Boa parte dos documentos gerados ao longo das operações de uma empresa comprova o cumprimento de certas obrigações da organização junto ao governo. Entre elas, estão:

• Pagamento de impostos;

• Cumprimento de obrigações trabalhistas;

• Obtenção de alvarás de funcionamento;

• Emissão de notas fiscais para as vendas.

Paralelamente a isso, os órgãos do Estado também trabalham com seus próprios meios de fiscalização, buscando evidências de fraudes e outros crimes.

Quando há alguma suspeita de irregularidade, eles acionam as empresas e podem pedir para que elas apresentem certos documentos para a sua defesa.

Nessas ocasiões, estabelecimentos que não mantêm um bom sistema para organizar os documentos podem ver-se em apuros:

Afinal, mesmo que elas não tenham nada a esconder, não terão como comprovar a quitação de suas obrigações.

Assim, é importante ter em mente que todos esses registros deve ser mantidos por alguns anos, de modo a evitar problemas com as autoridades.

A tradução deve ser meticulosa

Em um mundo cada vez mais globalizado, é muito comum que empresas de diferentes países trabalhem juntas, seja em regime de parceria ou em uma relação de cliente e fornecedor.

Nesse contexto, a língua inglesa é a mais usada.

Por conta disso, costuma haver um tradutor ingles presente na rotina de trabalho. Consequentemente, muitos documentos também são lavrados neste idioma.

No caso destes registros, a atenção deve ser redobrada: um erro, por menor que seja, pode mudar drasticamente o sentido do texto, o que pode causar problemas futuros entre ambas as organizações.

A melhor maneira de se assegurar que não há problemas com o conteúdo é contando com uma empresa de tradução de textos: além de fazer a adaptação entre os idiomas de maneira profissional, a revisão é igualmente meticulosa.

O acesso aos documentos deve ser restrito

Tão importante quanto a organização dos documentos é definir quem terá acesso a eles. Afinal, isso também colabora para a sua segurança, organização e integridade.

O ideal é que a política de acesso seja a mais restrita possível: apenas pessoas que realmente precisam lidar com os documentos, como contadores e analistas financeiros, devem ter esta liberdade.

Da mesma maneira, é preciso ser capaz de identificar quais são as pessoas autorizadas a acessá-los.

Isso pode ser feito por meio do crachá, seja por meio de informações gravadas de modo digital ou com uma anotação ou símbolo verificado de maneira física.

É possível usar a tecnologia a seu favor

Que é possível usar servidores para guardar documentos de maneira digital, todos sabem. Contudo, o uso de tecnologia para organizar o armazenamento de certidões físicas é algo que nem todas as pessoas conhecem.

Normalmente usado em órgãos públicos, mas pouco a pouco adotado por organizações privadas, o protocolador de documentos é um aparato útil para tal.

Como o próprio nome diz, ele registra o protocolo de maneira automática e rápida, facilitando os registros de entradas e saídas.