Planejar e organizar um evento é uma tarefa trabalhosa e que demanda tempo e investimento. Congressos, feiras, exposições, comemorações e outros tipos de eventos devem ser realizados com o máximo de atenção ao bem-estar de todos os participantes.

Para que os eventos sejam bem estruturados, alguns aspectos são considerados básicos, como a recepção, serviços de limpeza e a segurança dos participantes e do patrimônio.

É na recepção que os convidados dos eventos farão cadastramento, retirada ou compra de ingresso. neste ponto, os colaboradores têm a tarefa de encaminhá-los para o interior do recinto.

Enquanto isso, os colaboradores responsáveis pela limpeza e conservação das dependências contribuem para o bem-estar dos participantes e dos demais profissionais. Já os seguranças ficam espalhados pelo lugar, atentos a movimentações estranhas e solícitos diante de qualquer situação.

Embora a realização de um casting para eventos seja possível e até recomendada para empresas de médio e grande porte do ramo dos eventos, essas três atividades podem ser oferecidas por meio de serviços terceirizados.

Desta forma, o resultado é uma organização mais fácil e prática, além de todos os benefícios envolvendo a contratação dos serviços.

Benefícios de terceirizar os serviços

Ao tentar contratar recepcionistas, promotores de eventos, garçons, cozinheiros, seguranças, manobristas, entre outros profissionais envolvidos na realização de eventos corporativos, é preciso ter muito tempo e disposição.

Pode ser difícil encontrar todos os profissionais e demorar bastante para estabelecer contratos com cada um individualmente.

Entretanto, a terceirização surge como uma alternativa com os seguintes benefícios:

• Facilita o contato entre organização e os profissionais;
• Profissionais especializados e experientes em todas as áreas de atuação;
• Redução de custos com treinamentos e capacitações para as tarefas;
• Garantia de atendimento de qualidade aos participantes do evento;
• Redução de custos operacionais no planejamento do evento;
• Maior previsibilidade de custos, em comparação com contratações individuais;
• Priorização dos investimentos em outras necessidades dos eventos;
• Otimização do tempo de gestores e organizadores;
• Mais conforto e estrutura para os participantes de um evento.

Recepção

Os profissionais responsáveis pela recepção de eventos colaboram para a segurança e o controle de acesso ao local, por isso são de extrema importância.

Na maioria dos casos, os profissionais serão o primeiro contato do participante com o evento, contribuindo para uma boa primeira impressão. Outras tarefas do recepcionista são:

• Fazer o credenciamento dos participantes;
• Tirar dúvidas sobre o evento;
• Encaminhar os participantes pelo evento;
• Vender produtos relacionados ao evento;
• Resolver imprevistos com convidados e participantes.

Algumas dicas para terceirizar o serviço com qualidade é traçar um perfil ideal de colaboradores e saber quais as características necessárias para as tarefas, repassando essas informações para a empresa.

De qualquer forma, é preciso deixar claro qual é o público do evento e quais as condições de trabalho.

Limpeza

A limpeza para eventos é crucial para o conforto dos participantes e colaboradores antes, durante e após as feiras, congressos, palestras ou comemorações.

Uma das principais recomendações é certificar-se de que a equipe está dividida por ambientes e tarefas, o que contribui para uma limpeza mais completa e sem falhas.

Algumas das funções realizadas durante o evento são:

• Recolhimento de louças sujas e limpeza das mesas;
• Lavagem de todos os utensílios e louças;
• Reposição de papel higiênico, sabonete e outros itens nos banheiros;
• Limpeza do chão dos banheiros e dos vasos sanitários;
• Limpeza do hall de entrada e salão principal do evento.

Antes do evento, é importante conferir se todos os materiais necessários estão garantidos. Um exemplo é o papel higiênico e produtos de limpeza, que não podem faltar.

Segurança

A contratação de uma empresa de segurança garante que o público e todos os envolvidos na produção do evento possam ficar tranquilos com relação à acontecimentos anormais e perigosos, com um ambiente agradável e sem riscos.

As equipes de segurança precisam estar preparadas para o trabalho sob pressão e ação diante de eventualidades, mas também precisam ser simpáticas e tratar bem os convidados.

Por isso é fundamental contar com profissionais qualificados, um processo que é facilitado com a terceirização.

O ideal é que a empresa de segurança zona oeste SP, ou de outras localidades, disponibilize uma equipe de seguranças composta por 2 profissionais a cada 100 participantes do evento.

Entretanto, questões como o porte e tipo do evento, convidados, localidade e a possibilidade de consumo de álcool podem influenciar na decisão.

Diante de qualquer problema, entra em jogo a preparação dos profissionais, que precisam saber as melhores formas de reagir diante de eventualidades.

A principal dica para escolher empresas de segurança em SP, assim como empresas de recepção e limpeza, é buscar referências e depoimentos de outros clientes. As avaliações podem contribuir para o sucesso da terceirização de serviços em eventos.