Saiba como equipar seu escritório de contabilidade

Publicado por redator em

 

Formalizar os processos de contratação, demissão e tributação. Essas são algumas das obrigações que qualquer empresa que opere em solo brasileiro deve cumprir, independentemente do segmento. No entanto, nem todo mundo sabe que eles têm uma coisa em comum: todos podem ser feitos por um escritório de contabilidade, deixando os empresários livres para se concentrar em seu core business.

Devido à grande dependência dos estabelecimentos em geral nos serviços contábeis, investir nesse segmento pode ser uma ótima ideia se você pretende administrar um negócio onde as chances de sucesso são acima do normal.

Mas lembre-se que nem tudo são cor-de-rosa: além de uma formação na área e um profundo conhecimento do sistema tributário brasileiro, quem pretende abrir um Escritório de contabilidade abertura de empresas nessa área deve munir-se de vagas adequadas.

Caso contrário, o cliente em potencial pode ter uma impressão errada dele e a equipe será muito menos produtiva do que poderia ser.

Quer saber mais? Então continue lendo e conheça algumas dicas para levar seu negócio para o próximo nível:

Profissionalismo é a chave

Na vida pessoal, muitas pessoas vivem pela máxima de que as aparências enganam, no mundo dos negócios as coisas são um pouco diferentes: a aparência é tudo. Na verdade, é perfeitamente possível que uma empresa perca leads, investidores ou até funcionários apenas porque não parecem profissionais o suficiente.

A boa notícia é que um decorador bem projetado fez um longo caminho para evitar que isso acontecesse. Entre os “must haves” estão:

  • Aproveitamento da luz solar;
  • Evite móveis em excesso;
  • Conservação da área de tráfego;
  • Mobília fornecida.

Da mesma forma, é essencial que o recinto esteja sempre limpo e organizado. Por exemplo, se houver um carpete alto trafego preço no lugar, ela deve ser lavada periodicamente. Para garantir que isso não quebre o orçamento do seu escritório e seja feito com qualidade, você deve optar por terceirizar esse serviço.

Cuidados devem ser tomados ao armazenar documentos

Os profissionais de contabilidade lidam com diversos documentos em seu trabalho diário. Como podem ser úteis para consultas futuras, é fundamental que o escritório tenha uma estrutura mínima para implementar o armazenamento desses documentos.

Felizmente, a digitalização tornou isso mais fácil e barato: graças ao armazenamento em nuvem, é possível se livrar do papel e, ao mesmo tempo, ter acesso a qualquer documento a qualquer momento; só precisa de conexão com a internet.

Além disso, quando é hora de se livrar de papéis, você precisa ter um cuidado extra, desde o papel higiênico cai cai, até o papel dos documentos de clientes. De fato, se um terceiro acessar um documento negado, é possível que dados importantes do cliente sejam expostos, o que causará muitas dores de cabeça para todos os envolvidos.

Para evitar esse problema, você deve ter um triturador instalado: como o nome sugere, este dispositivo corta este documento em pedaços muito pequenos, tornando-o ilegível. Não se esqueça da necessidade de mão de obra.

Embora um dos papéis dos contadores para as empresas seja desburocratizar, em muitos casos os profissionais esquecem que em ferreiros os espetos devem ser feitos de ferro. De fato, muitos escritórios não atendem aos padrões estabelecidos por lei, com isso, podem surgir ações trabalhistas, desperdiçando tempo e dinheiro que poderiam ser aplicados de forma mais eficaz.

Portanto, é fundamental que, ao mobiliar um escritório, seu proprietário cumpra todas as normas aplicáveis. Por exemplo, para evitar reclamações as entradas devem ser com porta automática de vidro valor.

Além disso, para evitar acusações como horas extras não pagas ou folgas insuficientes entre as viagens, são necessários cronômetros. É um dispositivo que registra as entradas e saídas, gera um relatório que pode ser utilizado tanto no cálculo de salários quanto na refutação das alegações de não conformidade de um funcionário.

Assim, além de reduzir a carga de trabalho, o processo de gestão do escritório também traz uma eficiência significativa.

 

Este texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, um portal com milhares de notícias sobre diversos segmentos de mercado.