Pagamento de impostos, controle do fluxo de caixa e gestão de pessoas. Tudo isso faz parte da rotina de quem administra um negócio. Como tais atividades são complexas, é comum que elas tornem a agenda de quem se responsabiliza por elas bastante apertada.

Além disso, é preciso levar em consideração o fato de que não basta administrar a empresa em si: também é preciso fazer a gestão do escritório no qual ela está instalada.

Afinal de contas, ele é mais do que um mero centro de operações, funcionando também como um cartão de visitas do seu estabelecimento.

Do mesmo modo, caso ele seja desorganizado, pode haver dificuldades para manter um bom nível de produtividade dentro da equipe.

Quer aprender mais sobre isso? Então continue lendo e confira algumas dicas para manter o escritório da sua empresa em ordem e a todo vapor!

1. Conte com uma boa estrutura elétrica

Independentemente do segmento, toda e qualquer empresa depende da energia elétrica para funcionar. Enquanto que, em uma indústria, ela é o que move os equipamentos; em um escritório, essa é a energia por trás do funcionamento de itens como computadores e impressoras.

Por conta disso, para que um escritório seja produtivo, é fundamental que ele conte com uma estrutura elétrica robusta, confeccionada com materiais de qualidade, desde os fios até o inversor de energia.

Isso é importante pois, do contrário, as chances de que haja interrupções no fluxo de eletricidade – e até mesmo acidentes, como choques elétricos e incêndios – são grandes.

2. Considere a terceirização

Com a crise econômica enfrentada pelo Brasil – e, consequentemente, a escassez de recursos financeiros enfrentada pelas empresas – estabelecimentos dos mais variados ramos passaram a buscar maneiras de reduzir suas despesas. No entanto, ao mesmo tempo, é preciso preservar a qualidade de seus serviços.

Em boa parte dos casos, a medida adotada foi a terceirização. Quem opta por esse caminho não contrata funcionários de maneira direta, mas contrata uma empresa que fornece tanto a mão de obra quanto os materiais necessários para a execução dos serviços.

Essa é uma alternativa muito procurada no caso das chamadas atividades de apoio, também conhecidas como atividades-meio. Entre elas, estão:

• Recepção;

• Cozinha;

• Portaria;

• Limpeza.

No caso dessa última tarefa, por exemplo, o estabelecimento conta com os serviços de uma empresa de limpeza terceirizada.

Além de enviar profissionais da área para as dependências da contratante, ela também compra todos os materiais de higienização necessários para sua atuação. Como a aquisição é feita em maior quantidade, o custo é mais baixo, o que, por sua vez, é repassado ao contratante.

3. Invista na manutenção de seus equipamentos

Computadores, impressoras e aparelhos de ar condicionado. Esses são alguns dos equipamentos que são usados de forma rotineira para a execução de tarefas em escritórios.

Isso significa que, em caso de problemas de funcionamento em tais objetos, o trabalho pode ser prejudicado enquanto o reparo não for providenciado.

Para evitar que isso aconteça, recomenda-se fortemente o investimento em uma rotina de manutenções periódicas.

Na prática, isso significa que são feitas vistorias em tais itens mesmo que eles não demonstrem nenhum sinal de defeito.

Caso algum problema seja detectado, pode-se providenciar o conserto de tv, ar condicionado, computador ou qualquer que seja o equipamento em questão.

Vale ressaltar que, para que isso transcorra sem maiores problemas, é essencial contar com um profissional qualificado e de confiança para assumir a tarefa.

Caso contrário, é altamente provável que aconteçam falhas tanto na identificação do defeito quanto na realização do conserto, o que gerará um transtorno ainda maior.

4. Mantenha uma rotina de limpeza

De nada adianta ter um escritório bem localizado, em uma área nobre e com móveis feitos sob medida para ele se o local não for mantido em bom estado. Afinal, fatores como louça suja espalhada pelo local e uma camada grossa de poeira sobre os móveis não impressionam visitantes estratégicos, como clientes, investidores e até mesmo colaboradores em potencial.

Para evitar que isso aconteça, recomenda-se fortemente o seguimento de uma rígida rotina de higienização do espaço.

Para tal, é interessante contratar um auxiliar de limpeza, de forma direta ou terceirizada, para que esse profissional mantenha o ambiente do escritório sempre em ordem.

Deste modo, o local terá sempre uma boa aparência, além de proporcionar um ambiente de trabalho salubre para a equipe.