Procedimentos administrativos para o sucesso empresarial

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Administrar o próprio empreendimento requer muita dedicação, tempo, paciência e estudo, pois há muitas áreas que precisam ser desenvolvidas, monitoradas e controladas. Entender o funcionamento básico e montar uma equipe de qualidade e confiança é fundamental para alcançar o sucesso.

Outro processo necessário é compreender todas as demandas, gargalos e necessidades do seu público consumidor, analisar as estratégias dos principais concorrentes e desenvolver estratégias que resultem no crescimento e desenvolvimento do negócio. Sendo esse um processo mais diferenciado.

Entretanto, há alguns processos internos que são comuns a todos e servem para dar mais segurança, regularidade e direções para tomada de decisão correta e assertiva para que a empresa desenvolva cada vez mais, conquistando espaço no mercado e apresentando dessa forma seu diferencial competitivo.

Bloco K

Ter um profissional de contabilidade ou, até mesmo, um escritório que realize todos os processos nesse setor é uma demanda obrigatória e estratégica também. Responsáveis por viabilizar o processo de abertura de uma empresa, pois sem sua assinatura a empresa não é construída, eles também realizam:

  • Atividades de RH;
  • Cálculo dos impostos;
  • Emissão de obrigações acessórias;
  • Escrituração contábil;
  • Assessoria contábil.

Uma das obrigações é o bloco K sped fiscal constituindo o SPED Fiscal, ele é o responsável pelo registro de controle da produção e do estoque das empresas e indústrias, ou seja, é controle interno que corresponde às entradas e saídas, à produção e às quantidades de cada mercadoria presente no estoque.

Segundo a legislação vigente essa obrigação é estabelecida para as indústrias ou estabelecimentos equiparados e para lojas atacadistas, portanto qualquer empresa que tenha uma produção ou estoque semelhante aos modelos citados precisam emitir o sped bloco k e permanecer em dia com o fisco, evitando multas, autuações e confisco das mercadorias.

Sistema integrado de gestão empresarial

O sistema integrado de gestão empresarial, também conhecido pela sigla americana ERP, serve tanto para pequenas quanto para as grandes empresas e tem como principal função diagnosticar quais processos precisam ser aprimorados para reduzir os custos, aumentar a produtividade e os lucros da organização.

O ERP para pequenas empresas é a solução ideal, visto que essa tecnologia integra as atividades que são desenvolvidas em diferentes setores, como vendas, comunicação, jurídico, finanças, estoque e recursos humanos, permitindo aprimorar os processo internos e centralizar o fluxo de dados e informações em um único sistema, eliminando, ao máximo, os ruídos na comunicação entre setores e atividades.

Outra vantagem importante do ERP pequenas empresas é que o software pode ser desenvolvido de acordo com as demandas de cada organização, adaptando-se aos processos que já são desenvolvidos na organização.

Por estarem no começo, a incorporação é mais rápida e efetiva, apresentando melhores resultados a longo prazo. As principais vantagens são:

  • Simplificação dos processo operacionais;
  • Gestão integrada de dados;
  • Aumento da produtividade;
  • Integração das equipes;
  • Controle preciso do estoque;
  • Diminuição dos custos.

Quanto à segurança das informações que circulam na rede, o sistema possui criptografia, firewalls e controle de acesso de dados, dificultando e impedindo as ações dos hackers. Os principais módulos que estão presente no ERP são:

  • Gerenciamento de projetos;
  • Produção;
  • Financeiro;
  • Compras;
  • Fiscal.

Mas é importante lembrar que as interfaces podem ser modificadas e acrescentadas de acordo com a demanda de cada empresa e seus processos.

Cofres Eletrônicos

Conhecidos por todos, os cofres servem para arquivar documentos e objetos de alta relevância e valor para a instituição. Empresas, como os escritório de contabilidade e advocacia, podem usar o cofre eletrônico para arquivar processos e documentações importante de seus clientes.

Independentemente do artigo armazenado é essencial que o modelo seja seguro e de acesso bem restrito.

Com os avanços tecnológicos o reforço e a segurança desses tipos de móveis foi reforçado e aprimorado, dificultado que os códigos sejam facilmente descobertos por qualquer pessoa, assim os cofres eletronicos digitais permitem o acesso apenas por reconhecimento da digital. Além disso a sua composição é com aço reforçado para que aberturas forçadas sejam evitadas.

Inserir esse objeto de forma camuflada é o mais indicado e mostrar a sua localização não é indicado, entretanto quando há mais de um proprietário ambos têm acesso e responsabilidade de resguardar todas as informações que são mantidas salvas dentro deles.

Dessa forma, a administração da empresa ocorre com segurança e estratégia, permitindo um desenvolvimento saudável e rápido do empreendimento.


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